NHỮNG VẤN ĐỀ SAI SÓT CẦN TRÁNH

Những sai sót cần tránh sau đây:

Thu - chi tưởng chừng là những nghiệp vụ rất cơ bản trong công tác kế toán, tuy nhiên vẫn luôn tiềm ẩn những sai sót dễ dàng gặp phải. Bài viết sau sẽ liệt kê những vấn đề này nhằm giúp bộ phận kế toán đạt hiệu quả cao hơn trong công việc.

1. Về chứng từ

- Các mẫu chứng từ ghi chép không đúng mẫu hoặc đúng mẫu nhưng ghi chép không đúng quy định, ghi thiếu các yếu tố trên mẫu chứng từ, thiếu chữ ký của các cá nhân có liên quan.

- Mẫu phiếu thu, phiếu chi không đúng mẫu.

+ Các phiếu thu, chi không được đánh số liên tục trong năm mà đánh theo tháng.

+ Phiếu thu, phiếu chi thiếu định khoản kế toán, thiếu chữ ký của các cá nhân có liên quan trong đó phiếu chi quan trọng nhất là chữ ký người nhận tiền, phiếu thu quan trọng nhất là chữ ký của thủ quỹ; không ghi dòng “Đã nhận đủ số tiền viết bằng chữ”.

- Các chứng từ gốc kèm theo chưa đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ.

- Một số khoản chi từ 200.000 đồng không có Hóa đơn tài chính.

- Các khoản chi không đủ tính pháp lý.

+ Chi bằng tiền mặt vượt quá qui định.

+ Các khoản chi phí thanh toán mà hóa đơn tài chính không ghi đúng tên đơn vị chi tiền và địa chỉ đơn vị.

+ Các khoản chi không có hợp đồng, thanh lý, hóa đơn.

+ Ngày tháng trên các hợp đồng, thanh lý, biên bản nghiệm thu không logic.

- Các chứng từ gốc kèm theo chưa đảm bảo tính logic về mặt thời gian

- Ngày trên hóa đơn trước ngày viết Tờ trình.

- Ngày trên Đề nghị thanh toán sau ngày Hóa đơn tài chính.

- Các chứng từ gốc kèm theo chưa đảm bảo tính đầy đủ.

- Chi làm thêm giờ không có giấy báo làm thêm giờ.

- Thanh toán công tác phí còn thiếu giấy đi đường có xác nhận của nơi đến công tác..

- Một số khoản chi có nhiều nội dung và nhiều chứng từ chi đính kèm, tuy nhiên đơn vị không lập bảng kê chi phí điều này làm khâu kiểm soát chứng từ khó khăn.

Chi phí dịch vụ mua ngoài

- Chi sửa chữa vật dụng hỏng không có giấy báo hỏng, chi phí sửa chữa xe không có biên bản xác nhận tình trạng kỹ thuật của tài sản trước khi đưa vào sửa chữa, không có tờ trình xin duyệt kinh phí, chỉ có hóa đơn tài chính.

- Chi mua sắm, sửa chữa lớn không có biên bản bàn giao đưa vào sử dụng.

Chi phí bằng tiền

- Chi phí cấp phát quà tết không có danh sách đính kèm.

- Một số khoản chi hội thảo, hội nghị thiếu danh sách đại biểu; các khoản chi tiền bồi dưỡng cho đại biểu dự họp, hội nghị thiếu chữ ký người nhận tiền hoặc không có ký nhận của từng người mà chỉ có tờ trình xin thanh toán của bộ phận văn phòng.

- Chứng từ xin thanh toán chi phí tiếp khách không ghi rõ tiếp khách nào, định mức chi cụ thể...

Thực hiện ký kết hợp đồng

- Việc ký kết hợp đồng còn chưa đúng qui trình theo quy định của pháp luật, chưa chặt chẽ.

- Ký kết hợp đồng với nhà cung cấp, người ký kết hợp đồng nhiều khi không phải là người đại diện theo pháp luật của nhà cung cấp (khi ký kết không có giấy ủy quyền).

- Theo Quyết định phân cấp tài chính của đơn vị đối với các đơn vị cấp dưới, nhiều đơn vị ký vượt cấp hoặc chia nhỏ giá trị hợp đồng.

Chưa thực hiện đúng các điều khoản của hợp đồng

- Một số hợp đồng trong điều khoản cam kết đã ghi rõ thời gian hoàn thành nhưng khi thực hiện chưa hoàn thành theo đúng quy định. Tuy nhiên đến khi thanh toán và thanh lý hợp đồng chưa có Biên bản xác nhận nguyên nhân chậm tiến độ và chưa đề cập đến vấn đề vi phạm điều khoản tiến độ thực hiện hợp đồng.

2. Về hạch toán

- Hạch toán nội dung không đúng tài khoản đối ứng.

- Hạch toán thu tiền và chi trả tiền chưa kịp thời.

- Không mở sổ quỹ hoặc mở nhưng ghi chép không đúng trình tự nhập, xuất quỹ nên sổ quỹ tiền mặt của một số ngày còn có hiện tượng dư âm.

- Một số đơn vị không tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt.